FÜR EIN FAIRES MITEINANDER
Seit der Gründung 1996 steht eps für die höchsten ethischen Prinzipien und Standards ein. Mit diesen Werten hat sich eps den Ruf eines verlässlichen und fairen Unternehmens erarbeitet. Dieses Wertebekenntnis und die engagierten, kreativen Menschen machen eps zu einem „place to be“, einem wichtigen und respektierten Arbeitgeber, Partner und Dienstleister im globalen Eventmarkt.
ÖKONOMISCH, SOZIAL UND UMWELTBEWUSST HANDELN
Die Compliance-Richtlinien sind unser ethischer und rechtlicher Leitfaden und der zentrale Baustein unseres Compliance-Managements. Wir verpflichten uns damit, jederzeit ökonomisch und sozial ethisch angemessen sowie umweltbewusst zu handeln. Die Richtlinien beinhalten grundlegende Verhaltensweisen für ein respektvolles Miteinander im Team, aber auch gegenüber unseren Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit. Wir nehmen diese Richtlinien sehr ernst und erwarten von uns allen, unser tägliches Handeln daran auszurichten. Genauso wissen wir aber auch, dass es manchmal schwierig ist, richtig von falsch zu unterscheiden. Deshalb ermutigen wir alle Mitarbeiter von eps zu einer offenen Kommunikation und im Zweifel zu einer Rückfrage zu viel als zu wenig bei der zuständigen Person.
ZU JEDER ZEIT UND AN JEDEM ORT AUF DIESER WELT
Häufig treten im täglichen Miteinander komplexe Situationen auf, in denen ethische, moralische und rechtliche Regeln gemeinschaftlich im Sinne aller aufgelöst werden müssen. Diese Richtlinien können nicht jede individuelle Situation abdecken, die eventuell entstehen könnte. Konsequenterweise haben wir ein modulares System aufgebaut bis hin zur Einrichtung eines individualisierten Compliance-Helpdesks. Dieser hat die Aufgabe, individuelle Situationen im Sinne dieses Code of Conducts zu lösen. Wir erwarten von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter, sich an diese Regularien zu halten – zu jeder Zeit und an jedem Ort auf dieser Welt – und bei Rückfragen die zuständigen Stellen unter compliance@eps.net oder direkt über die Personalabteilung zu kontaktieren.
Wir brauchen Regeln, um sozial und rücksichtsvoll miteinander zu interagieren. Deshalb nehmen wir unsere Compliance-Richtlinien sehr ernst. Sie sollen unser ethischer und rechtlicher Kompass sein.
Die Leitlinien von eps wurden gemeinsam mit Mitarbeitenden im Team entwickelt und jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Entstanden ist eine transparente Sammlung ethischer Grundwerte, die eps prägen und als Maßstab aller Handlungen und Interaktionen nach innen wie außen gelten. Daran sollte sich jedes Teammitglied innerhalb des Unternehmens messen lassen.
Als konkretisierende Ableitung aus diesen Leitlinien sollen die vorliegenden Richtlinien als Verhaltenskodex verstanden werden, der die Zusammenarbeit, das Miteinander und die vielfältigen Geschäftsbeziehungen regelt, unterstützt und begleitet.
Compliance meint in unserem Verständnis die Gesamtheit aller Maßnahmen, die das rechtmäßige und ethische Verhalten von eps sowie all seiner Organe und Beschäftigten bezüglich aller gesetzlichen und unternehmenseigenen Gebote und Verbote garantieren soll. Die Richtlinien gelten sowohl für alle Mitarbeitenden sowie Organmitglieder von eps als auch für unsere Geschäftspartner und Lieferanten, insofern wir einen Einfluss auf diese ausüben können.
Mit den hier vorliegenden Regeln wollen wir neben der Sicherung der Rechtskonformität in allen Ebenen unseres Handelns auch Standards für unsere Branche anerkennen und weiterentwickeln. Obwohl wir damit verschiedene sehr wichtige mögliche Situationen erklären, können wir nicht jede erdenkliche Situation abbilden. Vielmehr obliegt es der Verantwortung eines jeden Einzelnen, den geltenden Gesetzen zu folgen und sein eigenes Verhalten ethischen Grundregeln unterzuordnen.
Um unser aller Ziele zu erreichen, empfehlen wir im Falle einer unklaren Situation die folgenden Punkte zu überprüfen:
- Ist diese Maßnahme legal?
- Ist diese Maßnahme im Einklang mit dieser Richtlinie?
- Wie wirkt sich die Maßnahme auf unsere Kunden, Gesellschafter, Mitarbeiter und unsere Gemeinschaft aus?
- Wie wäre die Reaktion der Gemeinschaft wenn diese Maßnahme publik gemacht würde?
eps erwartet von Lieferanten wie von Mitarbeitern und Kunden:
- Die Einhaltung aller geltenden Gesetze
- Das Unterlassen von Korruption
- Die Beachtung der Menschenrechte
- Die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
- Die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs
- Den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter
- Die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz
- Dass diese Punkte auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt und eingehalten werden
Es kann vorkommen, dass wir in Situationen geraten, in denen wir ein Fehlverhalten beziehungsweise eine Verletzung dieser Verhaltenslinien melden müssen. Danach tauchen unter Umständen Fragen auf: Warum habe ich nie von einer Untersuchung oder anderen Maßnahmen gehört? Woher weiß ich, ob der Fall bearbeitet wurde?
Wir versichern: Alle eingereichten Beschwerden nehmen wir sehr ernst und prüfen sie umfassend und gewissenhaft. Bei anonymen Meldungen kann es jedoch manchmal schwierig sein, eine Untersuchung abzuschließen, wenn diese zusätzliche Informationen erfordert, aber es nicht möglich ist, in Kontakt zu treten. Ob einen Angelegenheit geklärt oder noch in Bearbeitung ist, lässt sich jederzeit erfragen. Das Ergebnis können wir allerdings aufgrund der Vertraulichkeit und aus Datenschutzgründen nicht mitteilen.
Jedes Teammitglied ist angehalten, sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen zu informieren. Zu diesem Zweck wird ihm ein Rechtskataster mit allen gültigen und aktuellen Gesetzen seine Tätigkeit betreffend zur Verfügung gestellt. Bei offenen Fragen und in Zweifelsfällen ist Rat bei der Rechtsabteilung oder zuständigen Fachabteilung einzuholen.
Unser Anspruch ist, unsere Kunden stets mit qualitativ hochwertigen und bedarfsgerechten Produkten und Dienstleistungen zu versorgen. Unser Messinstrument ist das Maß der Zufriedenheit unserer Kunden mit unserer Dienstleistung. Dennoch kann es vorkommen, dass wir die Erwartungen nicht vollständig erfüllen. Für solche Situationen steht unseren Kundinnen und Kunden ein umfassendes Beschwerdemanagement zur Verfügung, welches im günstigsten Falle direkt über den betreuenden Projektleiter, den Standortleiter oder den Compliance Officer zu erreichen ist. Wir nehmen jede Anregung und Kritik ernst und sehen darin immer auch eine Chance, unseren Service beziehungsweise unsere Dienstleistungen zu verbessern und so noch gezielter auf Kundenbelange eingehen zu können.
Für interne Beschwerden innerhalb der Arbeitsgruppen, der gesamten Organisation oder in Richtung Vorgesetzte steht Beschäftigten in allen Ebenen ein transparent kommuniziertes Beschwerdemanagement zur Verfügung, das Anlässe dokumentiert, Optimierungsmaßnahmen unterstützt und Ergebnisse an das Management von eps meldet.
Respekt, Fairness und Verantwortungsbewusstsein sowie Teamspirit und Offenheit, Ehrlichkeit und Klarheit sind die Leitwerte unserer Kommunikationskultur. Innerhalb der einzelnen Teams und Bereiche findet Kommunikation und Information transparent statt.
Korruption schädigt den Wettbewerb, entspricht nicht unseren Unternehmenswerten und setzt eps und jedes einzelne Teammitglied einem Haftungsrisiko aus. Bei unseren geschäftlichen Aktivitäten verpflichten wir uns zur Einhaltung höchster Standards. Wir gewähren keine gesetzeswidrigen, unberechtigten Vorteile und nehmen solche auch nicht an. Ein Interessenkonflikt entsteht, sobald die eigenen Interessen, mit denen des Unternehmens im Widerspruch stehen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lassen sich bei der Erfüllung ihrer beruflichen Verpflichtungen ausschließlich von den Unternehmensinteressen leiten und vermeiden Aktivitäten, die den Geschäftsinteressen oder der Erfüllung dieser Verpflichtungen zuwiderlaufen. Sie missbrauchen ihre Stellung, Unternehmensinformationen oder Unternehmenseigentum nicht für persönliche Zwecke oder unangemessene Vorteile Dritter.
Einladungen und Geschenke gehören zum menschlichen Miteinander und höflichen Umgang. Beschäftigte dürfen Geschäftspartnern Einladungen aussprechen und Geschenke machen und von diesen Einladungen und Geschenke annehmen, soweit diese sich in einem adäquaten Rahmen bewegen.
Um bereits den Anschein von Korruption zu vermeiden, gilt:
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Einladungen und Geschenke ablehnen, wenn sie ersichtlich oder vermutlich mit einer konkreten Erwartung einer irgendwie gearteten Gegenleistung verbunden sind. Gleiches gilt für Zuwendungen an Geschäftspartner
- Die Teilnahme an Fachveranstaltungen durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist zulässig und erwünscht. Das Gleiche gilt für die Durchführung von Fachveranstaltungen
- Einladungen zu und die Teilnahme an sozialen, gesellschaftlichen und Freizeit-Events im geschäftlichen Umfeld sind zulässig, wenn sie sich in einem angemessenen Rahmen bewegen. Sie dürfen nicht den Eindruck erwecken, dem fairen Wettbewerb zu schaden oder Interessen zu vermischen
Wir setzen voraus und fordern ein, dass unsere Geschäftspartner und Lieferanten ebenso wie wir allen geltenden Gesetzen Rechnung tragen. Wir arbeiten nur mit Geschäftspartnern zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen.
Als Unternehmen haben wir die Pflicht, uns für die Wertschöpfungskette der von uns eingekauften Produkte und Dienstleistungen zu interessieren und sie zu hinterfragen. Wir wollen mit unserem Einkaufsverhalten dazu beitragen, der Nachfrage nach guter Arbeit und ethisch korrekten Dienstleistungen Vorschub zu leisten.
Wir erwarten von unseren Beschäftigten, Lieferanten und Dienstleistern, sich an der Erreichung der Umweltziele zu beteiligen und dafür sichtbare Anstrengungen zu unternehmen.
Dienstleister, Händler und Hersteller werden von uns ehrlich und fair behandelt. Wir unterhalten stabile, vielfach langjährige Geschäftsbeziehungen zu unseren Lieferanten, die allesamt von Wertschätzung geprägt sind. Unser Einkaufsverhalten richtet sich dabei stets nach der Qualität und unseren Nachhaltigkeitswerten.
Es ist für eps selbstverständlich, dass auf dem Wege der Beschaffung von Waren und Leistungen lokale Lieferanten besondere Berücksichtigung finden.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, personenbezogene Daten in allen Geschäftsprozessen sensibel zu handhaben. Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Das gilt für Mitarbeiterdaten ebenso wie für Daten von Kunden, Lieferanten, Wettbewerben und sonstigen Personen.
Insbesondere darf eine Datenverarbeitung nur erfolgen, wenn die / der Betroffene zuvor eingewilligt hat oder dies aus anderen Gründen rechtlich zulässig ist. Mit personenbezogenen Daten ist sparsam umzugehen; ihre Verarbeitung muss in jedem Fall erforderlich sein.
Zur Gewährleistung effektiven Datenschutzes hat eps eine Datenschutzbeauftragte bestellt und eine frei einsehbare entsprechende Datenschutzrichtlinie erlassen.
Jeder Vorgesetzte muss in seinem Verantwortungsbereich eine Organisation aufbauen, die das Unternehmensvermögen vor Verlust und Missbrauch schützt. Das Unternehmensvermögen darf nicht für private Zwecke verwendet werden.
Einkauf und Verkauf von Unternehmensvermögen müssen transparent, nachvollziehbar, wirtschaftlich und zu marktgerechten Konditionen erfolgen. Persönliche Interessen einzelner Mitarbeiter dürfen die Entscheidungen und wirtschaftlichen Transaktionen nicht beeinflussen.
Wir stehen für einen fairen und ethisch korrekten Wettbewerb ein. Alle unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind angewiesen, diesen Codex umzusetzen. Wir unterstützen weder Preis- noch regionale Abgrenzungsabsprachen zulasten unserer Kunden. Es dürfen keine Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden.
Die Einhaltung der Compliance-Richtlinien ist für unser Unternehmen von höchster Priorität. Wir bedanken uns bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für Ihre eindeutige Zustimmung und täglichen Anstrengungen in der Umsetzung dieser Werte. Verstöße gegen die Compliance-Richtlinien können weitreichende Folgen für die betroffenen Mitarbeitenden und eps haben. Diese reichen von der Abmahnung über die sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses bis hin zu Schadensersatzansprüchen Dritter und seitens eps, von Geldstrafen bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen sowie öffentlichen Gerichtsprozessen und damit einhergehendem Imageverlust.